natalie nimsgern&bernd becken gbr

Weboffice

Einzelne Aufgaben und eine zentrale Datenbank im Web zu haben, kann z.B. für

  • Freiberufler
  • Kleingewerbetreibende
  • Vereine

viel Sinn machen. Oft hat man in kleineren Betrieben oder Organisationen kein ausgereiftes CRM-System installiert. Man benötigt auch keine große Warenwirtschaft, die alle Kontakte, Interessenten, Rechnungen und Verkaufsvorgänge speichert. Selbst dann aber lohnt es sich durchaus, einmal über eine zentrale Kontaktverwaltung, eine gemeinsame Terminplanung, eine Online-Ressourcenverwaltung nachzudenken.

Wir geben Ihnen hier gerne mal ein paar Denkanstöße

Dokumente mit Mitarbeitern, Teams, Kunden und Lieferanten austauschen ist aktuell schon übliche Praxis. Das geschieht oft per E-Mail. Die E-Mail kann auch auf dem Mail-Server gespeichert werden, damit sie von anderen Endgeräten aus auch wieder abrufbar ist. Doch kritisch wird es meist, wenn die Dokumente einem Abstimmungsprozess unterliegen.

  • Welche Version war nochmal die Richtige?
  • Wo ist diese nun wieder?
  • Hat mein Kunde auch sicher das richtige Dokument?
  • Wer trägt die Kosten bei falscher Ausführung?

Mit einer zentralen Dokumentenverwaltung geben Sie erfolgskritischen Faktoren eine höhere Sicherheit. Wenn Sie die Dokumentenverwaltung auch noch in ihre Website integrieren, dann können sich ihre Kunden auch gleich über ihr umfangreiches Leistungsangebot informieren.

Wir zeigen Ihnen hier gerne Möglichkeiten auf, wie Sie den Dokumentenaustausch mit ihren Kunden einfach, effizient und sicher gestalten können.

Haben Sie schon mal über eine zentrale Firmendatenbank nachgedacht? Darüber

  • Richtlinien und Arbeitsabläufe zu dokumentieren?
  • schwierige Programmschritte in ihren Systemen im Intranet oder Internet zugänglich zu machen?
  • häufig gestellte Fragen z.B. innerhalb ihres Unternehmens für Mitarbeiter und/oder Kunden zu sammeln und diese zentral zu beantworten?

Für diese Dinge können Sie einfach und mit kurzer Einarbeitungszeit Wiki-Systeme nutzen. Sie kennen sicher Wikipedia, die Wissensbibliothek im Internet mit all ihren vielen Facetten. Wikipedia ist DAS Beispiel für ein Wiki-System.

Selbstverständlich kann hier auch eine Rechteverwaltung zugeschaltet werden, so dass nur bestimmte Benutzer Zugriff haben, Artikel ändern und überarbeiten dürfen, etc. Ein Wiki mit allen Verlinkungen zu anderen Themen und Textstellen ist eine einfache, effektive Methode, das Wissen aller digital für alle zur Verfügung zu stellen.

Es ist ein Gemeinschaftswerk, bei dem alle mitarbeiten, das sich durch die tägliche Benutzung selbst aktualisiert und ständig verbessert. Sie werden staunen, was Sie und ihre Mitarbeiter gemeinsam an Wissen zusammentragen können. Gemeinsam Wissen zu dokumentieren und zu erweitern stärkt auch den Team-Gedanken ihrer Belegschaft.

Nutzen Sie das Wiki im Büro für:

  • Anleitung zur Einrichtung eines E-Mail Kontos
  • die Erfassung einer Rechnung (mögliche Arbeitschritte)
    • Welche Programm-Nr.
    • Kunden-Nr. suchen
    • Art-Nr. suchen
    • Lieferschein drucken
    • Rechnung drucken
    • abweichende Lieferanschrift erfassen
    • Rechnung stornieren
  • Anlegen neuer Artikel
  • Schritte zum Ausdruck der USt-Voranmeldung
  • Schritte für die Überweisung beim Online-Banking

Auch in der Werkstatt kann das Wiki helfen bei

  • der Dokumentation von Arbeitsschritten eines Werkstücks bis zum Produkt
  • Richtlinien für die Qualitätskontrolle
  • Anleitungen für die Erfassung von Wareneingängen

Ihnen fallen hier sicher noch viele Anwendungsmöglichkeiten ein, die Sie schon immer gerne mal dokumentieren wollten. Mit einem Wiki-System ist das relativ einfach zu händeln. Wir beraten Sie hierzu gerne.

Wie mache ich aus einem Interessenten eine Kunden? Das ist die Frage, die jeder Gewerbetreibende sich stellt. Jeder Kontakt ist wichtig, ist ein potenzieller Kunde. Wenn Sie Marketingmaßnahmen starten, um ihr neuestes Produkt zu bewerben, ihre neue Dienstleistung vorzustellen, dann möchten Sie auch den Erfolgsgrad kontrollieren.

  • Welcher Interessent wurde zum Kunden?
  • Wie hoch ist der Auftragswert?

Weitere wichtige Fragen wären

  • wie kann z.B. ein Call Center bei einer Telefonmarketing-Kampagne auf meine Daten zugreifen?
  • wie kommt mein Vertrieb an die Daten und kann Erfolge direkt zurückmelden?

Wenn Sie dafür keine Lösungen haben und Antworten möchten, dann zeigen wir ihnen gerne Möglichkeiten, wie Sie diese Erfolgsfaktoren ihrer Kampagnen auswerten können.

Termine sicher im Griff, im Büro, unterwegs, zu Hause. Jederzeit Bescheid über freie Zeiten zu wissen, Terminanfragen — auch für den Chef — sicher zu händeln, Teamsitzungen, Geschäftsessen, Kundenaufträge, Notfälle einschieben, Konferenzraum für Besprechungen buchen, die Liste der Terminanlässe ist vielfältig. Eine zentrale Verwaltung aller Termine, der öffentlichen, der internen Termine und der privaten Termine in einem Kalender bzw. einem Kalendersystem auf das man jederzeit zugreifen kann, ist keine Zauberei.

Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten, ihre Termine zentral zu organisieren. Dabei ist es immer ihre Entscheidung, wie detailliert Sie ihre Termine organisieren möchten. Das kann ein

  • einfacher 1-Mann-Kalender für Freiberufler
  • ein Team-Kalender für wenige Mitarbeiter
  • ein Kalender mit angeschlossener Aufgabenverwaltung

ein komplettes CRM-System sein. Wir bieten Ihnen gerne Lösungen für

  • Teamkalender
    • Verwaltung von öffentlichen Terminen
    • Verwaltung von privaten Terminen
  • Verfügbarkeitskalender (intern oder öffentlich) für
  • Besprechungszimmer
  • Veranstaltungsräume
  • Pensions-, Hotelzimmer
  • Fuhrpark
  • etc.

Diese Kalender können sowohl im Intranet als auch im Internet eingesetzt werden. Somit haben Sie jederzeit Zugriff auf ihre Termine, die Termine der Kollegen, Angestellten, Vorgesetzten und können sicher und effizient ihre Termine auch von unterwegs planen und/oder überwachen.